Faktury poza KSeF – tylko w ograniczonych przypadkach

Do 31 grudnia 2026 r. firmy będą mogły nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF przy spełnieniu jednocześnie dwóch warunków:
– wartość każdej faktury nie może przekraczać 450 zł brutto,
– łączna wartość takich faktur w danym miesiącu nie może przekroczyć 10 000 zł.
To rozwiązanie ma przede wszystkim na celu wsparcie małych przedsiębiorców i mikrofirm, dla których pełne przejście na KSeF może wiązać się z większymi kosztami wdrożeniowymi. Umożliwia im stopniowe zapoznanie się z systemem i rozłożenie inwestycji w czasie.

Wystawianie faktur za pomocą kas rejestrujących
Do końca 2026 r. przedsiębiorcy nadal będą mogli też wystawiać faktury, w tym paragony fiskalne z NIP uznawane za faktury uproszczone, przy użyciu kas rejestrujących. Rozwiązanie to pozwoli na wydłużenie czasu dostosowawczego dla podatników, którzy dotychczas korzystali z tej formy dokumentowania sprzedaży.

Numer KSeF w płatnościach
Wymóg podawania numeru KSeF na przelewach za e-Faktury (również tych objętych mechanizmem podzielonej płatności) został odroczony do 1 stycznia 2027 r. To ważne ułatwienie, które pozwoli firmom na przygotowanie systemów płatniczych i wewnętrznych procedur do nowych wymogów.

Kary finansowe
Opóźnienie dotyczy też regulacji dotyczących kar pieniężnych. Dopiero od 1 stycznia 2027 r. będą stosowane sankcje za błędy związane z e-fakturowaniem w tym:

• niewystawienie faktury w KSeF,
• wystawienie faktury w trybie offline niezgodnie ze strukturą logiczną,
• nieprzesłanie faktury wystawionej w trybie offline do KSeF w ustawowym terminie.

Do tego czasu przedsiębiorcy mają szansę dostosować się do przepisów, sprawdzić działanie systemów i rozwiązać ewentualne problemy bez ryzyka poniesienia konsekwencji.

Aktualny harmonogram wdrażania KSeF:

• czerwiec 2025 r. – opublikowana zostanie nowa wersja struktury e-faktury (FA(3)), a także dokumentacja techniczna do nowego API systemu KSeF 2.0,
• lipiec 2025 r. – zakończenie prac nad przepisami (ustawy i rozporządzenia),
• listopad 2025 r. – pojawią się certyfikaty wystawy faktury oraz udostępniona zostanie testowa wersja nowej Aplikacji Podatnika (KSeF 2.0),
• 1 lutego 2026 r. – start I etapu: e-faktury obowiązkowe dla dużych firm,
• 1 kwietnia 2026 r. start II etapu: obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców.